Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Arad aduce la cunoştinţa cetăţenilor interesaţi că România a încheiat tratate/convenţii/acordări de asistenţă juridică, care prevăd scutirea de supralegalizare sau orice altă formalitate.

La transcrierea certificatelor de stare civilă eliberate de autorităţile străine în registrele de stare civilă române, pentru ţările cu care România a încheiat tratate, nu este necesară aplicarea Apostilei conform Convenţiei de la Haga sau supralegalizarea, respectiv: Republica Albania, Republica Austria, Bulgaria, Bosnia şi Herţegovina, Republica Cehă, Republica Populară Chineză, Republica Populară Democrată Coreea, Croaţia, Republica Cuba, Republica Franceză, Republica Moldova, Republica Populară Mongolă, Republica Polonă, Republica Rusă, Republica Serbia, Slovacia, Slovenia, Republica Ungară, Ucraina.

Apostila Convenţiei de la Haga din 1961

Apostila (din franceză apostille) este o rezoluție pusă pe o petiție, pe o cerere, pe un raport, în general pe un act oficial, o supralegalizare a unui document, necesară pentru ca documentul să fie recunoscut într-o țară semnatară a Convenției de la Haga.

Convenţia de la Haga din 5 octombrie 1961, cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, are în prezent 106 ţări semnatare, potrivit site-ului washington.mae.ro.

Înaintea aderării României la această Convenţie, devenită operaţională în anul 2001, între SUA şi România era aplicabilă procedura supralegalizării documentelor străine, prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe şi al ambasadelor ţărilor emitente.

Detalii privind semnificaţia „suprimării cerinţelor supralegalizării” se pot obţine de la acest link: http://ro.wikipedia.org/wiki/Apostil%C4%83 (limba română) sau http://en.wikipedia.org/wiki/Apostille_Convention (limba engleză).

I. Apostilarea actelor/documentelor în/din SUA

Apostilarea documentelor emise de autorităţi americane (din SUA) este obligatorie în procedurile derulate prin misiunile României din această ţară sau cele derulate în România. Apostila din SUA se prezintă sub forma unei pagini, format A4, pe care autoritatea competentă (Secretarul de Stat al statului respectiv) certifică faptul că semnatarul documentului american a acţionat în calitatea sa oficială. Apostila nu certifică însă conţinutul documentului (nu are acest rol)!
Pentru informaţii suplimentare, concrete, despre cum se obţin apostilele în SUA pe documente americane, accesaţi: http://www.nass.org/state-business-services/apostilles-document-authentications/.

Un exemplu de astfel de apostilă (din statul Maryland) este indicat mai jos:

În obţinerea apostilei, autorităţile române nu au nici un rol, titularii documentelor trebuind să se adreseze direct autorităţii competente americane.

Apostila din SUA este necesară în următoarele cazuri, enumerarea nefiind limitativă:

•      pentru procuri, declaraţii sau copii legalizate, încheiate de un notar public american, care urmează a fi utilizate în România;

•      pentru documente/certificate de stare civilă (certificat de naştere, certificat de căsătorie, certificat de deces) emise de autorităţile americane, care urmează a fi înscrise/transcrise în registrele de stare civilă române;

•      pentru traduceri în limba română, realizate de traducători autorizaţi din SUA şi care vor fi utilizate în România sau în diferite proceduri desfăşurate la o misiune română din SUA;

•      pentru cazierul judiciar din SUA, necesar în procedura de redobândire a cetăţeniei române;

•      pentru certificatul de naturalizare, necesar în procedura de schimbare de nume/prenume sau privind cetăţenia.

II. Apostilarea actelor/documentelor în/din România:

Prin prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 66/1999, aprobată prin Legea nr. 52/2000, cu modificările şi completările ulterioare, s-a formalizat aderarea României la Convenţia de la Haga din 1961, iar aplicarea procedurii apostilării a început cu data de 13.03.2001, moment în care au fost îndeplinite condiţiile legale stabilite de Convenţie.

În România, autorităţile române competente să emită apostila pe documentele române sunt:

a) Tribunalele (având competenţă pentru actele/documentele emise pe teritoriul judeţului respectiv), pentru:

•      documente care emană de la o autoritate sau de la un funcţionar al unei jurisdicţii a statului, inclusiv cele care emană de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecătoresc;

•      acte notariale;

•      declaraţii oficiale, cum ar fi: cele privind menţiuni de înregistrare, viza de învestire cu dată certă şi legalizări de semnătură, depuse pe un act sub semnătură privată.

b) Instituţiile prefectului (de judeţ), pentru actele administrative (emise de autorităţi şi instituţii din acel judeţ). Aici sunt incluse certificatele de stare civilă, cazierul judiciar şi diplomele de studii, printre altele.

La diplomele de studii se face observaţia că, anterior apostilării, trebuie obţinută certificarea acestora prin Ministerul Educaţiei Naţionale.

Apostilarea documentelor este posibilă prin depunerea de către titularii acestora la sediul autorităţilor menţionate mai sus şi achitarea taxelor corespunzătoare. Depunerea documentelor şi solicitarea apostilării lor se poate face şi prin intermediul unei alte persoane, cu procură specială.

Apostila română se prezintă sub forma unei pagini tipărită special şi andorsată (sigilat) la originalul documentului apostilat. Un exemplu de apostilă emisă de statul român este dată mai jos:

În mod excepţional, ambasadele şi oficiile consulare din străinătate ale României pot prelua cereri şi documente în vederea apostilării, dar numai dacă apostilarea se va efectua la o prefectură, iar documentele îndeplinesc cerinţele în vederea apostilării. Pentru detalii vă rugăm să consultaţi informaţiile prezentate aici: http://washington.mae.ro/node/273.

IMPORTANT! Documentele emise de către oficii consulare române sunt exceptate de la necesitatea apostilării în ţări care, chiar dacă nu sunt semnatare ale Convenţiei de la Haga din 1961, sunt semnatare ale Convenţiei Europene de la Londra din 1968 (sunt 47 de ţări semnatare – SUA nu este semnatară).